PROCEDURE

1. Nous demandons 3 devis pour tout achat superieur a 500 euros, dans ce cas on utilise le modele excel “mise en concurrence” disponible sur le G-drive pour enregistrer les autres devis recus. Une fois réçus on les imprime et les met dans le classeur par ordre alphabetique.

On vérifie que chaque devis :

- décrit clairement le service/produit fourni
- indique le bon taux de TVA
- est adressé au BC

2. Les devis recus sont imprimes et places dans le classeur “finances”

- Merci de scanner et placer une copie sur le G-drive (G:\Building\Facilities Management 2013\Invoices – devis – mise en concurrence\Devis)

- Nommer le devis comme suit -> type – description brève – nom du prestataire – date. Example Devis – 3 portes rdc – BAJOR – 170613

2.2 Ajouter les détails du devis au classeur Excel (G:\Building\Facilities Management 2013\Invoices – devis – mise en concurrence invoices-estimates-DO NOT DELETE.xls

- Assurez-vous de mettre “non” dans la colonne D “présenté (o/non)”

3. Tout devis qui demande plus d’attention ou qui présente un problème particulier doit être mis en attente dans la pochette plastique à la fin de chaque partie du classeur

4. Le responsable Facilities doit recevoir l’explication (orale ou par mel) de chaque devis qui sera presenté à la reunion finances au moins une heure avant la réunion

5. Le responsable Facilities signe les devis des prestataires couverts par un FO, le devis de tout autre prestataire doit etre valide par la personne responsable du service demandeur

6. On ecrit le numero du FO/PO sur les devis concernes

7. On ajoute la depense au tableur excel, verifie que le compte FO a suffisamment de fonds, et imprime une copie pour l’equipe finances avant la reunion

CONFIRMATION des devis au pres des fournisseurs/prestataires

1. On confirme les interventions par email en demandant une date et horaire d’intervention. Pour les prestataires qui fonctionnent difficilement par mel, on peut leur telephoner mais un mel doit aussi etre envoyé
2. On prévient la personne/service concerné en mettant a jours le ticket dans Zendesk. On ajoute l’horaire et date d’intervention au calendrier Zendesk.

RECEPTION des devis

1. Vérifier que le coût total de l’intervention est présenté ligne par ligne avec un prix correspondant à chaque article

ex. installation de prise = 40 euros, main d’oeuvre = 50 euros

2. S’il s’agit d’une prestation pour les parties communes (donc à partager avec ULIP), merci d’obtenir un devis et une facturation séparés pour le BC – ce sera normalement 50% du coût.
2.1 Si le prestataire est dans l’incapacité de les séparer merci d’obtenir au moins un devis qui indique les noms et adresses des deux entité et qui mentionne bien que les frais seront partagés 50/50
2.2 Il faut toujours obtenir l’accord d’ULIP (Joanne) écrit avant de valider une intervention.

RECEPTION des factures

1. On verifie que le montant correspond a celui annoncé sur le devis
2. La personne qui a suivi les travaux effectués signe la facture pour confirmer que les travaux ont ete bien effectues et sont satisfaisants

2.1 Si l’intervention concerne des installation IT (prise réseau, prise pour ordi etc..) qnn de l’équipe informatique doit vérifier les travaux.

3. On accroche la facture au devis correspondant (mettre facture en avant), ajoute le numéro de PO et les remet a l’equipe finances (Pauline) pour paiement
4. On vérifie le classeur “finances” une fois par semaine, on prend contact avec les prestataires qui ont dépassé leur date livraison sans avoir fourni de facture pour leur réclamer les factures. On enlève tout devis dont la facture a déjà été réglée.

URGENCES

- Contacter le responsable Facilities pour avoir le feu vert pour une intervention urgente.
- Contacter le prestataire pour avoir une idee du cout de l’intervention
- Envoyer email aux finances (Zarine + Maryne) pour les prevenir
- Confirmer prix de la prestation au responsable Facilities et demander validation
- Passer commande au pres du prestataire

STANDARDS

1. On ne communique jamais des infos sur les prix pratiques par les prestataires a leurs concurrents
2. On ne valide pas d’intervention sans avoir recu un devis et un PO/FO. Toute intervention doit etre validee par le responsable Facilities
3. On confirme les interventions au pres des prestataires par email. Vous pouvez les appeler bien sur, mais couvrons nous en envoyant un mel aussi
4. On ne confirme jamais une prestation pour les parties communes sans avoir reçu le feu vert d’ULIP (seule exception = les urgences)

En cas de probleme, question, empechement, on en fait par au responsable Facilities par mel ou lors la reunion quotidienne.

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