Procedure

Nous demandons toujours un devis avant de valider l’intervention d’un prestataire externe

Si le cout total de la prestation est superieur a 500 euros nous devons solliciter 3 devis de 3 prestataires differents

Les devis sont ensuite valides par le FM manager (s’il y un Framwork PO) ou par Andrew. Une fois signe les devis sont remis aux Finance lors de la reunion chaque mardi pour la creation du PO

Une fois le PO cree, nous pouvons organiser l’intervention avec le prestataire:

1. Toute intervention devrait etre effectuee en dehors des heures de bureau si possible

Choix d’horaires d’intervention, par ordre de preference :

a. en dehors des horaires de bureaux (9h00 – 18h00)

b. pendant periodes de “calmes”

2. Toute intervention susceptible de bloquer ou reduire l’acces aux sorties de secours doit faire l’objet d’une validation ecrite du Facilities manager

3. Une fois la date d’intervention convenue, nous devons informer le personnel et ajouter l’intervention au calendrier. Nous aussi informer les gardes de securite en fournissant les noms des intervenants qui seront sur place.

EXCEPTIONS

Si l’intervention est necessite pour resoudre un probleme urgent au niveau de la securite sanitaire du batiment ou pour resoudre un probleme qui impacte negativement sur le service fourni aux clients du BC, merci de proceder directement a la validation du travail avec le prestataire sans demander un devis ou PO. Neanmoins vous devez obtenir l’accord ecrit du FM manager. Vous devez egalement informer le service Finance par email (Zarine Benoit et Marine Simon) en leur indiquant
le prix indicatif fourni par le prestataire.

Standards
Horaire

N/A

Frequence

N/A

Responsable operationnel

FM team

Gere par

Michael

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