Voila la procedure Zendesk a effectuer lors de chaque prise de poste :

1 – Demarrer ZD

2 – Regarder “Urgent H&S” les taches se trouvant dans cette liste sont prioritaires sur
toutes les autres

2.1 – Regarder les problèmes relevés par les profs sur la liste affichée à côté de la photocopieuse en entrant au 3ème étage, ajouter ces demandes à Zendesk en créant la demande au nom du prof

3 – Regarder “Nouvelles taches (non assignes)”, il y a 3 possibilities

- vous assigner la tache (utiliser le macro “affecter tache a Pierre/Romain)
- assigner la tache a Romain/Pierre (utiliser le macro “affecter tache a Pierre/Romain)
- utiliser le macro “envoyer FM Manager”, merci de noter que vous ne devez me les envoyer que lorsque vous etes bloque sur une tache ou ne savez pas
comment l’effectuer.

Lorsque vous assignez une tache, que ce soit a vous meme ou aux autres membres de l’equipe, vous devez indiquer une date et heure d’intervention pour que la tache apparaisse sur le planning quotidien et que le demandeur soit informe

A l’exception des mises en place de salles ou autres taches dont la realisation est demandee pour une date precise, vous devez planifier la tache dans une limite de J+7 ouvrables à partir de la date a laquelle la demande a ete recue

4 – Regarder brievement “My Tasks”, pour prendre connaissance des tâches de la journée et pour les eventuelles reponses recues de vos collegues

6 – avant la fin de service, replanifier les taches que vous n’avez pas pu faire, regarder la vue “SLA problem” afin de prioritiser les taches qui souffrent d’un retard important. Preparer la réunion de progres quotidienne.

 IMPORTANT:

Si un membre du personnel souhaite vous donner une tâche oralement, notez-la et l’ajouter en tant que ticket. En aucun on ne devrait lui dire d’envoyer un mèl. 

PENDANT LE SERVICE

Les taches urgentes (securite sanitaire, problemes impactant sur les services, autres urgences) seront communiquees par sms. Des la reception vous devez vous en occuper

Le telephone portable recevra des mises a jour de Zendesk (ex reponse a des demandes qui vous sont assignees), lorsque vous les recevez il faut repondre au demandeur pour confirmer la reception du mel.

 

 

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